Przejdź do treści

Automatyczna synchronizacja danych firmy z bazy REGON

Czego dotyczy ta instrukcja?

Ta instrukcja pokaże Ci, jak włączyć i wyłączyć automatyczną aktualizację danych firmy z rejestru REGON na karcie kontaktu typu Firma. Zobaczysz też, gdzie sprawdzić datę ostatniej aktualizacji.

Dla kogo?

#administrator #użytkownik

Korzyści dla Ciebie

Dlaczego warto skorzystać z tej funkcji?

  • Masz aktualne dane firmy bez ręcznego poprawiania kontaktu.
  • Widzisz datę ostatniej aktualizacji, więc wiesz, kiedy dane były odświeżone.
  • Unikasz błędów w dokumentach i korespondencji dzięki danym z rejestru

Ważne: Funkcja dotyczy tylko kontaktów typu Firma.

Skąd wiesz, że firma jest synchronizowana?

Na karcie firmy zobaczysz:

  • ikonkę synchronizacji przy kontakcie (sygnał, że dane są aktualizowane automatycznie),
  • datę ostatniej aktualizacji („ostatnia aktualizacja: …”).
    Karta firmy w Infino Legal – ikonka automatycznej synchronizacji REGON oraz data ostatniej aktualizacji danych.

Jak działa aktualizacja?

  • Codziennie system pobiera z REGON listę firm, które zmieniły się w ostatnim dniu i w nocy aktualizuje ich dane.

Jak włączyć automatyczną aktualizację z REGON?

  1. Wejdź w Kontakty → Lista kontaktów i otwórz kontakt typu Firma.
  2. Kliknij trzy kropki → Edytuj.
    Karta kontaktu typu Firma w Infino Legal – menu trzech kropek z opcją „Edytuj”.
  3. Upewnij się, że firma ma uzupełniony REGON (to warunek działania synchronizacji).
  4. Kliknij „Pobierz dane” obok numeru NIP
    Edycja firmy w Infino Legal – pola NIP i REGON oraz przełącznik „Automatyczna aktualizacja z REGON”.
  5. Kliknij Zapisz.Karta firmy w Infino Legal – status „Automatyczna aktualizacja z REGON: Tak” przy danych identyfikacyjnych.

Ważne: samo zaznaczenie okienka nie wystarczy – dopiero zapis uruchamia synchronizację.

Jak ręcznie uzupełnić dane z REGON?

  1. Wejdź w edycję kontaktu firmy.
  2. Kliknij trzy kropki i wybierz Edytuj
  3. W formularzu wpisz NIP i przycisk Pobierz dane z REGON.
    Edycja firmy w Infino Legal – przycisk „Pobierz dane” do ręcznego pobrania danych z REGON po NIP.
  4. Sprawdź wczytane dane w formularzu.
  5. Kliknij Zapisz.

Kiedy synchronizacja włącza się automatycznie?

  • Dodając firmę z wykorzystaniem automatycznego wyszukiwania danych kontaktu (np. po NIP, REGON, KRS lub nazwie), automatyczna aktualizacja danych jest domyślnie włączona.
    Dodawanie firmy w Infino Legal - zakładka "Wyszukaj w rejestrach" z polami KRS, NIP i REGON oraz wynikami wyszukiwania.
  • Gdy tworzysz firmę opcją Utwórz ręcznie zaznaczysz okienko automatycznie synchronizacji. Domyślnie jest ona wyłączona (żeby nie powodować błędów, jeśli firma nie ma REGON).
    Dodawanie firmy w Infino Legal - zakładka "Utwórz ręcznie" z opcją "Automatyczna aktualizacja z REGON".
  • Przy imporcie (np. do Infino Restru) jeśli używasz przełącznika wczytaj dane z REGON, to synchronizacja włącza się automatycznie dla tych kontaktów.

Ważne: w tym wydaniu system nie włącza automatycznej synchronizacji wszystkim istniejącym firmom zbiorczo, żeby nie nadpisać masowo danych, które mogłeś wcześniej uzupełniać ręcznie.

Warto wiedzieć

  • Jeśli firma jest zagraniczna lub nie ma REGON, pracuj na danych ręcznych (bez synchronizacji).

Podsumowanie

Automatyczna aktualizacja z REGON utrzymuje dane firmy zawsze na bieżąco, a Ty widzisz status po ikonce i dacie ostatniego odświeżenia. Włączasz ją w edycji kontaktu okienkiem Automatyczna aktualizacja z REGON i zapisujesz zmiany.