Przejdź do treści

Konfiguracja i ustawienia skanera do współpracy z Infino Legal

Czego dotyczy ta instrukcja?

Ta instrukcja szczegółowo wyjaśnia, jak skonfigurować skaner w Twojej kancelarii, aby mógł bezpośrednio przesyłać zeskanowane dokumenty do systemu Infino Legal. Dzięki tej integracji proces digitalizacji i zarządzania dokumentacją staje się szybszy, bardziej efektywny i zautomatyzowany.

Dla kogo?

#administrator

Korzyści dla Ciebie

  • Automatyzacja obiegu dokumentów: Eliminacja ręcznego przenoszenia plików i ich importowania. Zeskanowane dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu, oszczędzając Twój czas.
  • Centralizacja dokumentacji: Wszystkie dokumenty, zarówno cyfrowe, jak i zeskanowane, znajdują się w jednym miejscu w Infino Legal, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
  • Zwiększona efektywność pracy: Szybsze i płynniejsze włączanie dokumentów papierowych do cyfrowego obiegu pozwala na lepszą organizację pracy i szybszy dostęp do potrzebnych informacji.
  • Bezpieczeństwo i porządek: Zeskanowane pliki można przypisać do odpowiednich postępowań, toczonych działań lub osób, co minimalizuje ryzyko ich zagubienia i utrzymuje porządek.
  • Wsparcie dla pracy zdalnej: Dokumenty dostępne w systemie Infino Legal są dostępne z każdego miejsca, co jest kluczowe w środowisku pracy zdalnej.

Aby zapewnić prawidłowe przesyłanie zeskanowanych dokumentów do Infino Legal, wykonaj poniższe kroki konfiguracyjne:

Ważne:
Jeśli Twój skaner ma już możliwość przesyłania skanów bezpośrednio na skrzynkę mailową, przejdź od razu do punktu 3.

1. Załóż dedykowaną skrzynkę e-mail dla skanera

  • Skaner potrzebuje własnego, unikalnego adresu e-mail, np. skaner@mojakancelaria.pl.
  • Jeśli Twoja kancelaria korzysta z zewnętrznej firmy informatycznej, poproś administratora sieci lub wsparcie IT o utworzenie takiej skrzynki.
  • Zbierz dane konfiguracyjne: Będziesz potrzebować pełnych danych do konfiguracji tej skrzynki w skanerze, w tym:
    • Nazwa użytkownika (login) – zwykle adres skrzynki
    • Hasło – do logowania na pocztę
    • Adresy serwerów poczty przychodzącej (POP3) i wychodzącej (SMTP) – mail.mojakancelaria.pl
    • Port poczty przychodzącej – port: 995
    • Port poczty wychodzącej – port: 456
    • Informacje o szyfrowaniu (SSL/TLS) – szyfrowanie SSL/TLS: tak
Informacja Przykładowa wartość (dla Twojej skrzynki mogą być inne)
nazwa użytkownika (zwykle adres skrzynki) skaner@mojakancelaria.pl
hasło do logowania na pocztę mklYCX9knb&VClnb@k
adres serwera poczty przychodzącej POP3 mail.mojakancelaria.pl
port poczty przychodzącej i informacja o szyfrowaniu SSL/TLS port: 995 szyfrowanie SSL/TLS: tak
adres serwera poczty wychodzącej SMTP mail.mojakancelaria.pl
port poczty wychodzącej i informacja o szyfrowaniu SSL/TLS port: 456 szyfrowanie SSL/TLS: tak

2. Wprowadź dane konfiguracyjne do skanera

  • Ten krok umożliwi skanerowi wysyłanie zeskanowanych dokumentów jako załączników e-mail.
  • Dokładne kroki konfiguracji różnią się w zależności od modelu urządzenia. Zobacz instrukcję obsługi na stronie producenta.
  • Format plików i rozmiar:
    • Upewnij się, że skaner jest skonfigurowany do wysyłania dokumentów w formacie PDF.
    • Jeśli wystąpią problemy z przesyłaniem dużych, wielostronicowych skanów, sprawdź w ustawieniach skanera, czy istnieje możliwość zwiększenia limitu przesyłu.
    • Jeśli korzystasz z zewnętrznej firmy serwisującej skaner, poproś ich o wykonanie tej konfiguracji.
  • Każda kancelaria posiada indywidualny adres e-mail w systemie Infino Legal, który służy wyłącznie do importowania dokumentów. Każdy plik PDF wysłany na ten adres zostanie automatycznie zaimportowany do systemu.
  • Znajdź adres e-mail Infino Legal: W systemie Infino Legal, wybierz z menu głównego „Korespondencja”, a następnie „Zarejestruj nową”. Tam znajdziesz dedykowany adres e-mail Twojej kancelarii.

Prześlij skany

  • Wprowadź adres do skanera: Dodaj ten adres do książki adresowej Twojego skanera. Wiele skanerów umożliwia ustawienie go jako „szybkiego wybierania”, co dodatkowo usprawni proces skanowania.

Wskazówka: Na indywidualny adres mailowy dostępny w systemie Infino Legal możesz przesyłać również dokumenty z innych urządzeń (np. telefonu) jeśli są one w formacie PDF.

Jak optymalnie skanować duże (wielostronicowe) dokumenty?

W przypadku skanowania dużych dokumentów zalecamy następujące ustawienia:

  • Rozdzielczość: Zalecamy skanowanie dokumentów w rozdzielczości 100-150 DPI.
  • Kolor: Jeśli kolor nie jest niezbędny, skanuj dokumenty czarno-biało. Mniejsze rozmiary plików (np. dokument 100-stronicowy ok.13MB) zapewnią szybsze otwieranie z systemu.

Po pomyślnym zeskanowaniu i przesłaniu dokumentów na dedykowany adres e-mail Infino Legal, będą one widoczne w systemie w zakładce:

  • „Korespondencja” → „Skany”. Stamtąd będziesz mógł je przypisać do odpowiednich postępowań, zadań lub innych obiektów w systemie.

Podsumowanie

Konfiguracja skanera do współpracy z Infino Legal to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści w postaci znaczącej optymalizacji obiegu dokumentów w Twojej kancelarii. Dzięki temu proces digitalizacji staje się szybki, bezproblemowy i wysoce zautomatyzowany, pozwalając na natychmiastowe włączanie dokumentacji papierowej do cyfrowego archiwum.

Ta integracja nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale także zwiększa bezpieczeństwo danych oraz dostępność dokumentów dla całego zespołu, niezależnie od miejsca pracy. Wykorzystanie pełnego potencjału skanera w połączeniu z Infino Legal jest kluczowym krokiem do stworzenia nowoczesnej, efektywnej i w pełni cyfrowej kancelarii.