Szkice korespondencji oraz korespondencja zbiorcza

Szkice korespondencji oraz korespondencja zbiorcza¶

W tej instrukcji dowiesz się jak wygenerować dokument i wysłać go przez Pocztę Polską oraz jak prowadzić książkę kancelaryjną i archiwizować dokumenty w systemie Infino Legal.

Jeśli chcesz przesłać swój plik Word do szablonów, zapoznaj się z wideo: Jak wygenerować dokument z szablonu | Solvbot.

Generowanie dokumentów¶

Dokumenty można wygenerować z zakładki Szablony:

Z menu wybierz Szablony i kliknij Repozytorium.
Z pomocą wyszukiwarki wyszukaj szablon lub wybierz go z listy.
Wybierz postępowanie i adresata.
Następnie kliknij “Wygeneruj dokument”.

Jeśli chcesz wygenerować dokument pod określonym postępowaniem:

Wyszukaj i wejdź na postępowanie.
Wejdź na zakładkę, z pomocą której możesz wygenerować dany dokument, np. w zakładce Inwentarz możesz wygenerować spis inwentarza, a w zakładce Wierzytelności – listę wierzytelności.
Wygeneruj dokument i pobierz go.

Tworzenie korespondencji¶

Jeśli chcesz utworzyć korespondencję związaną z wygenerowanym dokumentem:

Zamiast klikać “Pobierz” wybierz opcję “Utwórz korespondencję”.
Określ nadawcę i nadaj tytuł (te dane mogą być automatycznie podstawione przez system).
Kliknij “Utwórz”.

Infino Legal utworzyło korespondencję zbiorczą w postaci szkiców, którym nie został jeszcze przypisany numer w książce kancelaryjnej.

Rejestrowanie korespondencji¶

Aby wysłać te szkice i zarejestrować je w korespondencji:

Kliknij w prawym górnym rogu “Konwertuj szkice”.
Określ wartość znaczków pocztowych oraz datę wysłania.
Kliknij “Konwertuj”.

Teraz w korespondencji zostały zarejestrowane pisma i na liście korespondencji możesz podglądnąć dokument i przypisaną mu liczbę porządkową, adresata, typ korespondencji i inne.

Wysyłanie dokumentów¶

Infino Legal daje dwie możliwości przekazania korespondencji na pocztę.

Pierwszy sposób związany jest z wysyłaniem korespondencji przez portal eNadawca. Jeśli chcesz zapoznać się z informacją jak Infino Legal integruje się systemem eNadawca, przejdź do następującego nagrania: Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej.

Drugi sposób polega na utworzeniu z pomocą systemu Infino Legal druków pocztowych:

W zakładce Korespondencja zbiorcza przejedź do dołu ekranu.
Następnie kliknij “Utwórz druki pocztowe”.
Wybierz szablon druku pocztowego, np. “Koperta C5 (z nadawcą)”.
Kliknij “Wygeneruj”, a następnie “Pobierz dokument”.

Potwierdzenie nadania¶

W systemie Infino Legal możesz również wygenerować potwierdzenie nadania w formie tabeli. W miejscu, w którym możesz wybrać szablon do wygenerowania, wybierz z listy “Potwierdzenie nadania (tabela)” i pobierz dokument.

Jeśli wysłałeś listy na Poczcie Polskiej, otrzymałeś potwierdzenie nadania, a następnie chcesz je zeskanować i podpiąć pod korespondencję:

Wejdź w korespondencję, do której chcesz podpiąć skan potwierdzenia nadania.
Przejdź na zakładkę Skany i kliknij “Przypnij skan”.
Wybierz z listy skan, który umieściłeś w systemie.
Następnie kliknij “Zapisz”.

W systemie została zarejestrowana korespondencja oraz podpięte skany z książki nadawczej.

Każdy dokument zarejestrowany w systemie jako korespondencja do wielu adresatów posiada zakładkę korespondencja zbiorcza z opisem dot. tej korespondencji. Obok jest też zakładka, w której można podejrzeć skany.